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档案 10.1 概述 规范各类档案的分类管理，保证为质量体系运行和监测活动的追溯提供有效证据。
10.2 适用范围 适用于质量体系运行过程中产生的各种档案管理。
10.3 控制要求 10.3.1 质量体系运行过程中产生的各种资料均应归档保存。
10.3.2 应制定归档管理制度或要求，明确各类档案收集、整理、立卷和保存等环节的责任人和工作流程。填写“监测资料移交清单”等。
10.3.3 归档周期与监测任务周期相匹配。每项监测任务完成后，应及时搜集和归档保存各类记录和报告等材料。多年度监测任务，每年至少归档一次。
10.3.4 归档资料应包括：
（1）监测技术资料：监测任务合同、原始记录及报告审核记录、监测报告。如果有与监测任务相关的其他资料，如监测方案/采样计划、被测方提供的项目工程建设、企业生产工艺和工况、原辅材料、排污状况等，也应同时归档。
（2）仪器设备资料：仪器设备检定/校准证书或溯源证明、使用记录、期间核查记录和维护维修记录等。仪器设备直接输出的数据和谱图，应以纸质或电子介质的形式完整保存。当输出数据打印在热敏纸或光敏纸等保存时间较短的介质上时，应同时保存记录的复印件或扫描件。
（3）人员管理资料：人员培训记录、上岗证和质量监督记录等。
（4）质量管理资料：合同评审记录、分包记录、服务和供应商评价记录、方法证实和偏离确认资料、申诉和投诉记录、内部审核记录、管理评审记录和不符合工作处理记录等。
10.3.5 监测任务完成后，移交给委托方的资料应填写“监测资料移交清单”，包括：监测技术资料、技术培训实施情况汇总表、监测人员能力确认备案汇总表、使用仪器设备汇总表、仪器设备使用记录表、仪器设备维护保养记录表、仪器设备溯源情况汇总表、
使用标准物质汇总表、合同评审表、合同偏离申请/审批表、分包申请/审批表、分包方评价记录表、合格服务和供应商汇总表、监测方法证实/偏离确认评审表、监测方法偏
离申请/审批表、质量控制计划表、内部质量控制数据统计表、内部质量控制总结报告、 申诉和投诉处理表、内部审核报告、管理评审报告、使用受控标准和规范汇总表、仪器设备检定校准证书复印件和人员上岗证复印件等与项目有关的材料。
10.3.6 形成的光盘、录音带、录像和照片等材料，应附文字说明和唯一性标识随材料一并归档。
10.3.7 一般材料只存一份。委托方要求提交的档案材料，应一式两份，原件存档， 复印件交委托方。
10.3.8 卷宗要遵循环境监测文件材料的形成规律，保持卷内材料的内在联系，将监测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷，便于档案保管。
10.3.9 档案管理员对审核好的全部归档材料进行分类、编目和登记建档，档案清单便于检索。
10.3.10 档案库房应配备必要的安全管理设施，确保档案安全保管。做好防火、防光、防霉、防虫、防鼠、防盗、防潮、防尘和防磁等工作，保证档案的安全完整，做到不失密、不泄密。
10.3.11 档案保管应执行《保密程序》。
支持性文件 保密程序