东风中学档案管理工作条例
第一章
总则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)等法律、法规，结合学校实际，制定本条例。
第二条 本条例所称档案，是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体的文件材料。
第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分之一，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要的条件，是办好学校的重要基础工作。
第四条 学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。
第五条 学校应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校规划和计划，列入各单位有关人员岗位职责，各部门必须加强对档案工作的管理，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作，列入各部门和有关人员工作内容。严格实行部门和课题组立卷归档制度，做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条
档案室是学校档案管理的职能机构，主管全校档案工作，对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
各部门指定专人具体承办本部门的档案工作。
第二章 档案工作人员、经费、库房、设备
第七条 校档案室工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方
针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第八条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案室建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房内应有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。根据需要，学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。
第三章
文件材料的归档、移交和接收
第九条 学校实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由本部门兼职档案员按照文件材料的形成规律整理组卷，编排页号或件号，打印卷内目录、备考表，拟写案卷标题，注明密级和保管期限，检查、装订、并经本部门负责人审查签字后按时向档案室移交。档案室负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。
第十条 学校档案分为党群、行政、教学、德育、科研、基本建设、仪器设备、财会、声像等类。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十一条 对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像材料(包括录音带、录像带、光盘、底片、照片)，要及时交校档案室统一管理，为了保证声像材料收集工作的正常开展，学校实行声像材料先移交后报销的工作制度。
第十二条 档案归档时间：党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年三月前归档；教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年寒假前归档；科研、基建等部门应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档； 第十三条 接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。
第四章
档案管理
第十四条 学校各种门类、载体的档案原则上应由学校档案室统一管理。
第十五条 学校档案室按照档案实体对接收进室的档案按全宗进行分类、编目、排列上架。
第十六条 档案室应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案，按档案鉴定销毁制度执行。
第十七条 档案室必须做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级部门报送档案基本情况统计年报。
第十八条 档案室应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。
第十九条 档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向校分管领导汇报，及时处理。
第二十条 档案是学校科学管理，正确决策的重要信息资源。为了充分发挥室藏档案信息资源的作用，学校应将档案室纳入学校自动化信息管理网络，使档案室现代化管理同学校现代化管理同步发展，以适应档案科学管理需要，应积极推进档案计算机管理，按照档案室统一要求建立档案数据库。
第五章 档案的利用、开放和编研
第二十一条 档案室应按照《档案法》的规定，向全校开放属于开放范围的档案。但室藏档案属下列情况之一者不宜开放：
1．涉及党和国家秘密的； 2．涉及专利或技术秘密的； 3．涉及个人隐私的； 4．档案形成部门规定限制利用的。
第二十二条 档案室应设立专门的阅档室，并提供全宗指南、档案室指南和各种检索工具；档案室工作人员应熟悉室藏档案，了解学校各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，起好和有关部门的助手和参谋作用，最大限度满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。
第二十三条
利用本校档案，均应按规定办理利用手续：
1．本校工作人员因工作需要可到档案室查、借阅非保密档案；科研档案非本课题(项目)研究人员须经课题(项目)主持人同意，方可查阅； 2．校工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案，须经档案室负责人批准，查(借)用机密以上文件，须经校分管领导批准； 3．社会各单位或个人查阅非保密档案，需持合法证明办公室批准；查阅秘密档案，须经校分管领导批准；非本校工作人员，档案概不借出。
4．查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借；对借出档案，档案室要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现丢失或损坏，应书面报告学校处理。
第二十四条 校档案室应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究和整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。
第二十五条 校档案室应发挥其科学文化功能，利用室藏资料开展档案宣传教育工作，创造条件逐步把档案室办成学校和社会的思想宣传工作基地。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十六条 档案鉴定工作在主管校长领导下，由档案室和有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。
第二十七条 档案保管期限分为永久、长期和短期，划定的原则是：
一、凡是反映学校主要职能部门活动，基本历史面貌的各项工作，具有长远利用考查价值的档案，列为永久保存； 二、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为长期或短期保存。长期为 16～50 年左右；短期为 15 年以下； 三、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一般从长划定。
第二十八条 销毁档案，应造销毁档案清册，经主管校长批准后，鉴定小组指定两人以上进行监督，批准人、鉴销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。