商务日语函电写作的方法和技巧
摘要：随着当前中日有关于经济方面的交流不断的扩增, 在传统的主要以文化、语言以及文学为主的日语教学模式已不能满足当前市场对于日语人才的需求。社会更加需求综合性的人才, 既要拥有扎实的日语基础又要掌握日本的商务习惯, 综合的、应用型的日语人才拥有着良好的就业前景。对于有意向进入日系企业展开商务工作的学生而言, 对于有关于日语的商务文书的写作是必须掌握的一项技能。所谓的商务函电实则是在日常有关于商务方面的往来工作中, 其主要的用途是用来传递交易双方的事宜, 并保证联络的一种特殊的电讯形式的文书、信函等。本文主要对在日常商务工作中可能出现的商务日语函电写作问题展开一定的阐述, 并提出相应的解决策略。
关键词：商务日语; 商务写作; 商务日语函电;
在商务工作方面较为常用的信函主要包括:询问函、请求函、回复函、联系函、商洽函以及告知函等等。在众多的信函中所包括的主要元素是要做到精确、简洁、礼貌、具体以及体谅等。然而, 对于商务日语信函的写作不仅仅要包含以上几项要求以外, 还要全面的注重日本这一国家的国情、以及其生活习惯与商业思维方式等等。因此, 对有关于商务日语函电的写作等方面也提出了更加严格、更加规范化的要求。本篇文章主要针对商务日语函电中所要运用的词汇、语句、语篇等众多的语言表达方式, 来分析并总结有关于商务日语函电文体的基本写作特征。
一、商务日语函电的文体特征
(一) 词汇特征
对于商务日语函的写作其文体的不同所运用的词语也存在一定的差异性, 但其要运用的词语必须要能够显著的体现出文体所要表达的色彩。以下将主要从专业术语、郑重语以及缩略语等方面展开叙述。
1. 专业术语
商务日语函电的主要运用场合为外贸实务活动中其所运用的信函, 主要是与外贸实务相结合的一种综合性的文体。考虑到其运用的场合, 因此在这一写作过程中所运用的词汇必须是与外贸实务紧密关联的专业性的术语。且所运用的这些专业术语在普通的信函中是不常见或者看不到的。例如:「荷為替手形」、「取り消し不能信用状」等等在商务日语函电中就是常用的外贸专业性术语。因此, 要想全面的掌握商务日语函电的写作, 首先要对其常用的专业术语所代表的意思有精确的理解。
2. 缩略词
在商务工作中运用商务日语函电的主要对象为众多的中日商务领域当中的不同层次的专业性人士, 这些人士深谙商务工作中效率至上、时间就是金钱。因此在展开具体的商务工作中为了提高商务工作效率, 在展开商务日语函电的使用中, 往往为了提升效率在使用专业术语上运用缩略词, 因此, 只有本专业的人士才能识别这些词汇。
例如:「D/P」和「D/A」就分别是「支払時書類渡し手形」和「引受時書類渡し手形」的缩略形式。这些常用的缩略词已被商务领域中的专业人士广泛的接受并运用, 这些缩略词的出现不仅使商务日语函电的写作更加的规范, 也极大的提升了商务工作效率。
3. 郑重语
所运用的商务日语函电都是以书面的形式传送于商务交易活动中具有较强影响力的专业人士之间。因此商务日语函电的书写一定要讲究礼貌、正式且谨慎。大部分的商务日语函电中郑重语的广泛应用就显著的表明了这一要求。例如:「早急に」 (すぐ) 、「誠に」 (本当に) 、本日 (今日) 、少少 (ちょっと) 、拝見 (読む) 、この度 (今度) 等。括号中存在的词语过于口语化, 缺乏商务日语函电所要求的礼貌与郑重性, 因此在商务日语函电的写作中不可运用。
(二) 语句特征
1. 复合句的出现率高
在商务日语函电中其结构较为复杂且所运用的复合句较多, 这些复合句的应用不仅可使收件方明确事情的先后顺序, 还可使整个电函的行文更加的缜密, 使行文更加具有逻辑性,
从而使其更加的正式。
例如:4 月 9 日付けのァ≌ァーシートを拝読し、早速ユーザーと検討しましたが、この値段が広州の同類製品より 10%以上も高いので、当方としてはどうしても受け入れられません。
因为在商务日语函电的书写中运用复合句可使行文更加的周密, 因此被广泛的运用。然而, 这并不意味着商务日语函电对于使用结构简单、简洁明快的简单句的排斥。事实上, 商务日语函电的写作主要是以复合句为主, 以简单句为辅展开写作的一种较为特殊的文体。
2. 省略句的使用
在商务日语函电写作中, 省略句可以说是一种具有显著文体功能的句子类型。因为省略句的整体句式结构较为紧密, 所表现的意思较为突出, 能强烈的表现出言简意赅的效果。对于此类型函电的写作, 使用人为商务人士, 其往往更加讲究工作效率, 因此, 在写作中往往会通过这一形式来吸引对方的关注, 并引导其继续下去。从这一点来说, 商务日语函电与普通的信函存在着一定的差异。商务日语函电中包含着“件名”也就是函电的标题, 他直接决定着能否吸引对方的注意力。大部分的“件名”基本都为省略句的结构, 运用的主要目的就是为了突出函电所包含的内容, 进而吸引交易方的注意。因此, 在大部分的商务日语函电中常常会看到此类型的“件名”:船積み通知新製品ご紹介の件○○協定書について。
3. 陈述句和祈使句的使用率高
不同的句式结构有着不同的功能特点, 基本的句式结构可分为疑问句、省略句、感叹句、陈述句、祈使句等等。在商务日语函电写作的过程中选择的句式结构因文体的不同也会有所侧重。因为大部分的商务日语函电的写作目的都是为了陈述某一存在的事实与具体情况, 以及对事件的个人看法, 因此, 在商务日语函电中基本上运用最多的句型为陈述句。此外, 商务日语函电大部分除了陈述一件事实以外还会提出请求或者要求, 因此表示请求的祈使句的句型使用的频率也相对较高。因为如果想要表示请求或者要求放入意愿, 如果运用陈述句往往会显得没有礼貌或者表述生硬且没有足够的说服力。在这种情况下选用祈使句往往会增强说服力且表示出委婉与客气。例如:各条項をご確認の上、署名捺印して中の一部をEMS でご返送お願います。なお、この度の商品は季節物ですので、早急にお手配の上、契約書に決められた品質のものを、10 月 15 日までに積み出されるようお願いします。
4. 敬语语句使用较多
以上所提到的商务日语函电的形式基本上都是书面的形式, 且是传送于交易双方之间极
具影响力的专业人士之间的。因此, 不仅仅要注重所选用的句式结构与用词, 还要更加的注重语句的使用。例:皆様には、弊社へのご用命 (注文) をいただければ幸いに存じます。何かお問い合わせがございましたら、いつでも弊社にご連絡くださいますようお願い申し上げます。
在商务日语函电中运用敬语能够很好的体现出写信人对于收信人所要表达的敬意, 有利于促进交易双方之间的良好的合作关系, 为其展开交易营造良好友善的氛围, 为其商务活动的顺利展开奠定坚实的基础, 这一点也是适合商务日语函电的写作以及使用的目的。
(三) 语篇特征
商务日语函电作为一种客户之间业务联系的一种公函, 书写格式一定要规范化与严谨化, 内容一定要简洁明了。此外, 函电在后续的商务往来中也具有至关重要的作用。正是由于所存在的这一系列的因素, 商务日语函电的整篇结构的衔接等也具有独特之处。
1. 语篇整体结构严谨
商务日语函电的整体结构主要为发信编号→发信日期→收信人→发信人→标题→起首语→寒暄语→正文→结束语等部分所构成, 就其整体结构而言, 既规范、严谨又一目了然。在商务日语函电中所运用的寒暄语具有固定的格式, 因此, 不需要在其上面下太多的功夫, 因为它的写作意图仅仅是把某一事件或者写信的意图精确的告诉对方就可以了, 因此, 寒暄语的使用不需要过于讲究。往往都会使用一些固定的、常见的寒暄语。例如:
(1) 毎毎格別のお引き立てをいただき、ありがたくお礼申し上げます。
(2) 貴社一段とご発展のこととお喜び申し上げます。
2. 正文以结、起、承为原则
商务日语函电与普通信函的写作顺序也具有较大的差异, 前者是将工作效率放在首位, 而后者往往将目的放在末尾之处。例如:さて、さる平成 0 年 0 月 0 日に貴社にご依頼しました、弊社のプラントの整備点検は、現在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環境下での企業活動を実施するために、プラントの整備点検は欠かせぬものとなっております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。
上述这封函电就是在写作的开头直截了当的表明了要表述的事情, 随后表明了这件事情对于己方的重要并提出了要求, 主要是按照结、起、承的顺序书写的。
3. 接续词的使用较少
在商务日语函电的书写中, 接续词有着重要的衔接作用, 然而, 如果接续词运用的过多便会使语篇显得冗长, 复杂且缺乏简洁性。因此, 会直接或者间接的影响到阅读人的工作效率, 然而, 商务日语函电为了节约阅读时间提高效率, 接续词往往运用的较少, 且多为「さて」「しかしながら」「ので」「したがいまして」「なお」「ただし」等部分固定的接续词。例如:さて、さる平成 0 年 0 月 0 日に貴社にご依頼しました、弊社のプラントの整備点検は、現在に至るまで、まだ履行がなされておりません。弊社としては、安全な環境下での企業活動を実施するために、プラントの整備点検は欠かせぬものとなっております。したがいまして、契約に基づく速やかな履行の実施をお願い申し上げます。
该函电中只出现了“さて、しかしながら、ために”三个接续词。通过这部分接续词的运用可使整个函电更加的主次分鸣、条理清晰、更容易阅读与理解。
二、商务日语函电写作中容易出现的问题
(一) 假名输入错误
在展开相关的商务日语函电的写作训练开始之前, 首先要让学生熟练的掌握日语的输入法。与大部分日语课程中的写作、精读、泛读以及翻译等相关课程存在的最大的差别是, 商务日语的写作作业主要是依靠电脑来展开日语输入的。对于大部分已经完全习惯运用笔书写的学生而言, 迅速的掌握一些片假名、平假名的输入方式对于其整个学习商务日语函电的过程中, 是存在的一个具有一定难度的难题。尤其是对于一些长音、拨音以及促音等方面的输入错误, 极有可能会对整个商务函电文件的理解造成一定的误解, 进而产生一定的损失, 因此, 对于此部分内容一定要多加学习, 重点练习。
(二) 格式不完整
一般较为完整的商务日语函电的文件主要包括発信番号 (文件编号) 、受信者名と発信者名 (收信人和发信人) 、件名 (题目) 、頭語 (开头语:敬启、敬复、前略等) 、本文 (通知对方的内容) 、末文 (结尾的寒暄语) 、結び語 (敬具、以上、草草等) 、副文 (附件:又具、再启等) 等相关内容。文件编号、日期、与发信人既可以写在文本的上方也可写到文本的结尾之处。此外, 其书写的格式主要有横格和竖格两种。后者往往更多的用于注重礼节的社交性文件。例如:贺信和吊唁信等。文件的编号应靠右书写, 主要是为了更方便的查找与留作证明。收信人基本都是靠文本的左侧书写, 如果收信人为个人要在后边加上「様」、「殿」等, 如果收件人为公司或组织要加上「御中」。发信人如果有职位要写出自己的职位, 一般书写位置靠右。此外, 在书写日语商务函电的正文时, 基本上是每个段落的第一行要空一格, 然而, 受汉语书写格式的影响, 大部分学生在书写时, 往往会习惯性的空
两格。书写商务日语函电的完整性既可表达自身的意愿与目的, 也是对交易方的一种尊重, 然而, 大部分学生在书写中往往忽略了寒暄语、结束语等一些礼节性的书写内容。
(三) 内容方面
1. 用语不规范
在商务日语函电的书写中多用专业术语与书面语, 使函电更加的规范与严谨。尤其是对于寒暄语与结束与的使用都有固定的说法与结构, 寒暄语多用「平素は格別なお引き立てをいただき、厚くお礼を申し上げます (平日多蒙关照, 表示衷心的感谢) 」等表示感谢与祝愿的话语。结束语多用「今後ともご高配を賜りますよう宜しく申し上げます (今后也请多多关照) 」等表示请求或者「まずは取り急ぎお詫びかたがたお知らせまで (此冒昧并向您致歉及通知) 」等道歉或确定的内容。
2. 语言啰嗦
在善舞日语函电的写作中所运用的词汇一定要可精确的表述出其写作的目的, 因此语言一定要简洁明了。内容较为冗长且重复是其写作中必须禁忌的一点。且在写作的过程中一定要避免对原因以及目的做更多的说明, 且要尽量的使用简短的句子。
3. 忽视敬语的使用
尽管商务日语函电的写作要求内容要简洁明了, 但这以要求并不是代表简洁就要简短, 其意思是保证函电所要表述的内容完全的情况下尽可能的使用简短的句子。如果在使用简洁的句子时会使文本有失礼貌, 那么首要的要选择礼貌而非简洁。然而, 大部分的学生往往容易忽...